POLISI WHISTLE-BLOWING (“Polisi”)
1. Pengenalan &
Objektif
Beshom Holdings Berhad (“Beshom" atau “Syarikat”)
dan subsidiarinya (“Kumpulan”) adalah komited untuk menjalankan perniagaan
mengikut undang-undang dan secara beretika serta mengekalkan standard etika dan
integriti yang tinggi.
Polisi Whistle-Blowing ini disediakan untuk
memudahkan pekerja, pihak berkepentingan (contohnya pemegang saham, pelanggan,
pengedar, pembekal dan orang awam) melahirkan keprihatinan tentang kesalahan
etika kerja, salah laku, perlakuan haram atau urusan perniagaan tidak beretika
yang sedang berlaku, telah terjadi atau mungkin berlaku pada masa hadapan
(“Pendedahan”)
2. Apa
yang boleh Dilaporkan?
Semua
pihak berkepentingan, termasuk pekerja, pengedar, orang awam dan sebagainya
digalakkan untuk mendedahkan apa-apa maklumat atau melahirkan keperihatinan
yang ikhlas berhubung kesalahan etika kerja, salah laku, aktiviti haram atau
perlakuan perniagaan yang tidak beretika termasuklah tetapi tidak terhad kepada
penipuan, rasuah, amalan salah, penyelewengan kewangan, ketidakjujuran,
aktiviti jenayah, salah laku peribadi dan pelanggaran serius polisi dalaman
Kumpulan, prosedur atau kod yang berkenaan (contoh, Kod Etika) ( secara umumnya
diringkaskan sebagai “Kesalahan Etika Kerja”)
Polisi ini tidak merangkumi aduan atau rungutan
berkaitan pekerjaan atau perniagaan lain dengan Kumpulan, di mana ia harus
ditangani mengikut prosedur sedia ada Kumpulan, melainkan jika ia melibatkan
kesalahan etika kerja, salah laku, aktiviti haram, perlakuan perniagaan yang
tidak beretika.
Sistem
whistle blowing ini tidak dimaksudkan untuk perkara berikut:
·
aduan umum tentang produk
dan perkhidmatan Kumpulan;
· perkara-perkara yang
secara fitrahnya adalah remeh sembrono atau berniat jahat atau menjengkelkan
atau dibangkitkan kerana agenda peribadi atau sakit hati;
·
perkara yang belum
selesai atau diputuskan melalui mana-mana tribunal atau pihak berkuasa atau
mahkamah, timbang tara atau lain-lain prosiding yang serupa.
Sebarang Pendedahan mestilah berdasarkan niat yang baik
dengan keyakinan bahawa maklumat dan apa-apa pertuduhan tersebut adalah benar.
Sebarang penyalahgunaan sistem whistle blowing akan dianggap sebagai salah laku
besar.
3. Membuat
Pendedahan
(a) Whistle Blower boleh membuat Pendedahan sama ada
melalui tulisan (termasuk email) atau secara lisan.
(b) Whistle Blower mesti memberikan asas atau sebab
keprihatinannya termasuklah seberapa banyak butiran yang berkaitan dengan
Pendedahan tersebut. Walau bagaimanapun, whistle blower tidaklah diharapkan
untuk mengumpul bahan bukti di luar kemampuannya apabila membuat Pendedahan
tersebut,
(c) Whistle blower berhak untuk merahsiakan identitinya
apabila membuat Pendedahan. Walau bagaimanapun, penyiasatan lebih mudah dan
lebih efektif untuk dijalankan sekiranya dia memperkenalkan diri dan
mendedahkan sebanyak mungkin maklumat yang ada dalam pengetahuannya.
(d)
Titik Hubungan Pertama
(i) Sekiranya
whistle blower tersebut adalah kakitangan Kumpulan, titik hubungan pertamanya
adalah pegawai atasan atau pengurus yang terdekat. Walau bagaimanapun, atas
sebab-sebab tertentu atau jika keadaan ini tidak dapat dilakukan atau tidak
sesuai, dia boleh melaporkan kepada Ketua Sumber Manusia Kumpulan seperti
berikut:-
Ketua
Kumpulan HR: Jessica Lim
No.
Pejabat: +(603) - 3342 3322 ext. 513
Email: jessica@beshom.com
(ii) Jika
whistle blower adalah pengedar SHOM, dia mesti membuat Pendedahan kepada Unit
Pematuhan SHOM melalui emel COE@shom.com.my.
(iii) Jika whistle
blower bukan kakitangan ataupun pengedar, dia perlu membuat laporan kepada
Ketua HR Kumpulan.
(e)
Orang yang Ditetapkan
Jika whistle blower berasa tidak sesuai untuk melaporkan kepada Titik Hubungan Pertama, maka whistle blower boleh membuat Pendedahan kepada mana-mana Orang yang Ditetapkan seperti di bawah:
Orang yang Ditetapkan |
Pengarah
Urusan Kumpulan |
Pengarah
Eksekutif Kumpulan |
Nama |
En. Tan Keng Kang |
En.
Hew Von Kin |
No. Telefon |
+(603)-33423322, Ext:518 |
+(603)-33423322, Ext:515 |
Emel |
Bagi mana-mana Pendedahan yang dibuat melalui email
kepada Orang yang Ditetapkan, email tersebut mestilah dialamatkan kepada email
yang dikhususkan untuk whistle blowing yang dinyatakan di atas yang boleh
diakses oleh semua Orang yang Ditetapkan.
Bagi mana-mana Pendedahan yang dibuat melalui telefon,
lisan atau tulisan, Orang yang Ditetapkan secara umumnya dikehendaki untuk
memaklumkan sesama mereka tentang Pendedahan tersebut.
Jika isu Pendedahan tersebut melibatkan mana-mana Orang
yang Ditetapkan atau Pengarah, ia perlu dibawa ke Pengarah Bebas Kumpulan
menurut Item 3(f) di bawah.
(f) Dalam hal di mana membuat Pendedahan kepada pihak
pengurusan menjadi sesuatu yang dibimbangi, maka laporan boleh dibuat terus
kepada Pengerusi Jawatankuasa Audit, yang merupakan Pengarah Bebas Beshom,
seperti berikut:
|
Pengerusi Jawatankuasa Audit |
Nama |
Ms.
Tan Beng Ling |
Emel |
(g) Mana-mana orang
yang menerima Pendedahan secara lisan selari dengan Perenggan 3(d), (e) atau
(f) mestilah menukarkan Pendedahan tersebut kepada bentuk tulisan berserta
butirannya dan disahkan oleh whistle blower.
4. Tindakan
berhubung Pendedahan
(a) Dalam menangani mana-mana Pendedahan, bergantung kepada
keseriusan Kesalahan Etika Kerja yang dikatakan itu, pihak berkuasa Kumpulan
yang berkenaan perlu memutuskan bagaimana Pendedahan tersebut perlu
dikendalikan, termasuklah penyiasatan, pertanyaan, dan perbincangan tentang
hasil keputusannya.
(b) Semua Kesalahan Etika Kerja yang dikatakan, yang
melibatkan penipuan ataupun rasuah mestilah dibangkitkan kepada Jawatankuasa
Audit yang mempunyai kuasa untuk mengarahkan mana-mana individu, dalam ataupun
luar Kumpulan untuk menyelia dan menjalankan penyiasatan yang bersesuaian.
(c) Semua Kesalahan Etika Kerja yang dikatakan, yang
melibatkan Pengarah atau Orang Yang Ditetapkan mestilah dimaklumkan kepada
Jawatankuasa Audit yang akan mengendalikan Pendedahan, termasuk penyiasatan,
pertanyaan dan hasil perbincangan.
(d) Secara umumnya, pihak yang berkecuali iaitu mungkin audit
dalaman, audit luaran bebas atau professional, atau Pengarah Bebas, mesti
selalu dilibatkan dalam proses penyiasatan.
(e) Mana-mana orang, termasuklah Pengarah, jika ada, sesiapa
yang berkaitan atau terlibat dalam kesalahan etika kerja yang dikatakan itu,
ekoran Pendedahan berkenaan, mestilah diasingkan daripada prosedur penyiasatan,
usul dan perbincangan bagi memastikan proses pengendalian Pendedahan tersebut
adalah bebas dan tepat.
(f) Semua Pendedahan yang diterima dan dikendalikan oleh
Titik Hubungan Pertama dan Orang yang Ditetapkan perlu dibuatkan ringkasan
dalam bentuk laporan kepada Jawatankuasa Eksekutif Risiko, sekurang-kurangnya
sekali dalam setahun.
5. Dimaklumkan dan
diberikan peluang untuk didengari
(a) Whistle blower perlu dimaklumkan tentang status
pendedahannya termasuklah hasil keputusan penyiasatan yang sesuai untuk
diamalkan, secara bertulis.
(b) Pelaku salah yang dituduh mungkin melibatkan whistle
blower dalam dakwaan dan membayangkan whistle blower mungkin terlibat dalam
dakwaan tersebut, maka whistle blower akan dipanggil untuk menghadiri mesyuarat
untuk membincangkan dakwaan dan perlu mengambil langkah sewajarnya untuk
menghadiri mesyuarat tersebut. Whistle blower akan diberikan peluang untuk
menjawab dakwaan dalam mesyuarat yang akan diminitkan.
(c) Sekiranya penyiasatan dilakukan terhadap whistle blower
dan dia didapati terlibat dalam dakwaan tersebut, maka penyiasatan itu tidak
dianggap sebagai pembalasan dendam terhadap whistle blower tetapi sebagai usaha
membantu mencari fakta dan membuat keputusan.
6. Perlindungan
terhadap Whistle Blower
(a) Setiap
usaha mesti dilakukan untuk melindungi dan menjaga kerahsiaan identiti whistle
blower tertakluk kepada had keupayaan undang-undang yang ada.
(b) Whistle
blower harus dilindungi daripada pembalasan dendam ekoran pendedahannya
yang dibuat dengan niat baik. Pembalasan di sini merujuk kepada apa-apa
tindakan disiplin, termasuklah surat amaran, atau surat teguran, penurunan
pangkat, kehilangan merit, kehilangan bonus, gantung kerja tanpa gaji, atau
pemberhentian kerja. Apa-apa pembalasan terhadap whistle blower perlu dianggap
sebagai pelanggaran Polisi yang serius.
(c) Sekiranya
whistle blower berasa dirinya diganggu, dijadikan mangsa, didendami kerana
membuat pendedahan di bawah Polisi ini, dia boleh menghubungi pihak berkuasa
yang lebih tinggi sebagaimana yang dinyatakan dalam Perenggan 3(e) atau (f) di
atas. Pada asasnya, aduan berkenaan perlu diproses sama seperti Pendedahan
whistle-blowing.
7. Semakan Polisi
Polisi ini diluluskan oleh Lembaga Pengarah Beshom pada 1
April 2022.
Polisi ini perlu disemak semula oleh Syarikat secara
berkala sekurang-kurangnya sekali dalam tiga tahun.